«Забігаючи наперед, як відмітила наша команда, «Це найкраще, що, в принципі могло статись», – ми поговорили з Анною Орловою, Manager of HR Team в CreatorIQ про запровадження 4-ри денного робочого тижня в компанії. Про те, як це працює, про відгуки, результати та виклики.
- Аню, привіт! Почнемо спочатку. Як, вцілому, прийшли до ідеї впровадити 4-ри денний робочий тиждень?
А.О.: Трохи передісторії. Компанія CreatorIQ в 2021 році купила іншу компанію, “Tribe Dynamics” і ця практика була запозичена в неї. Компанія впровадила її як елемент підтримки працівників під час пандемії COVID-19. Після початку пандемії люди усвідомили, що життя не буде таким як було до цього. Для багатьох це був сильний стрес, адже зруйнувався звичний світ, у якому всі жили раніше.
З іншої сторони, не було повного розуміння як працювати в таких умовах. Компанія зіткнулась з дуже сильним вигорянням у співробітників. В якості експерименту, був введений 4-ри денний робочий тиждень кожні два тижні. В рамках Tribe Dynamics експеримент був визнаний успішним, і його вирішили масштабувати на всю компанію CreatorIQ.
Для українського офісу тестовий період запланований з лютого по серпень 2022 року. Після завершення цього періоду буде прийняте рішення, чи вдалим був експеримент.
На жаль, “Focus Fridays” (так назвали експеримент в компанії), співпали з початком війни в Україні. Вони не дали тієї радості, яку очікували від цього впровадження, але в якийсь момент Focus Fridays нам дуже допомогли під час евакуації з Харкова та після неї.
Важливе уточнення про концепцію: це не «вихідний» в загальноприйнятому розумінні. Це – «день для себе».
Що можна в цей день? Майже все 🙂 Якщо хочеш працювати – будь ласка. В цей день немає мітингів, ніхто не відволікає і кожен може спокійно робити те, на що іншого разу не вистачає сил і часу. Можна проходити навчання, можна присвятити день турботі про родину та власне здоров’я. Наприклад, особисто для себе я зробила цей день навчальним. У мене в плані багато навчальних курсів, на які завжди не вистачало часу. А тепер я по п’ятницях навчаюсь.
Правил було усього два:
- Робота не повинна страждати.
- Саппорт команда – працює (в цьому випадку у них є чергування, і «фокус-п’ятниця» для чергових переноситься на інший день).
- Яка реакція була у команди, коли анонсували цей експеримент?
А.О.: Невимовна 🙂
У нас є щотижневий корпоративний мітинг, на якому присутня вся команда. На ньому ми робимо корпоративні анонси, ділимось планами та досягненнями. Через різницю у часі (головний офіс у нас в США), не у всіх є можливість бути присутніми онлайн, тому дехто передивляється мітинг в запису, а найголовніші тези ми розсилаємо в імейлах. Тож, коли на такому мітингу анонсували “Focus Fridays” – одразу ж посипались повідомлення в корпоративний slack. Спочатку не всі зрозуміли, думали, що неправильно переклали з англійської. Люди реально не вірили.
І коли підтвердили що це не жарт, що всі правильно все зрозуміли і у нас дійсно буде чотириденний робочий тиждень – це було щось неймовірне.І така реакція команди – це безцінне. Погодьтеся, коли в компанії стаються якісь нововведення, в них завжди є як прихильники, так і противники. А ця новина була з величезним ентузіазмом сприянята всією командою.
- А які цілі ставились перед цим експериментом? Яких результатів команда планує досягти завдяки чотириденному робочому тижню?
А.О.: Компанія зацікавлена щоб людям добре працювалось. А щоб добре працювати, потрібно добре і відпочивати. Коли у тебе є можливість більше часу приділити відновленню сил – так, ми бачимо результат.
- Які метрики використовуєте для оцінки ефективності цього експерименту?
А.О.: Ми спираємось на загальні цілі, яких досягає компанія. Ті цілі, що ставились на рік – дуже успішно досягаються.
- Навіть, якщо порівнювати з попередніми роками?
А.О.: Звичайно, з кожним роком наші цілі все більш амбітні, та компанія впевнено їх досягає. Це означає, що ті, хто працює в компанії та досягає цих цілей, роблять це швидше, краще, продуктивніше,
Звідси висновок, якщо навіть найсміливіші цілі досягаються – значить це працює, в тому числі завдяки тому, що команда має комфортний work-life balance та сили для досягнення цих цілей.
- Звучить дуже надихаюче. Додатковий пункт до свободи прийняття рішень, так?
А.О.: Абсолютно вірно.
Забігаючи наперед, коли почалась війна, багато хто був в стресі, і це допомагало відволіктись від того, що відбувається навколо.
Тому так, у нас були моменти, коли команда сама казала «нам не потрібен вихідний, ми попрацюємо», і це також О’кей.
Але ті хто стресував та працювати не міг, вони вільно користувались цією опцією, і це також було О’кей.
Це необов’язково день відпочинку, як я вже казала. Це не тільки і не стільки вихідний, проте можливість самостійно розпланувати свій час більш ефективно.
Ми любимо кожного з наших співробітників, і намагаємось до кожного підходити індивідуально. Тому на Focus Fridays люди могли займатись усім, що вважають за потрібне.
- Звучить фантастично. Особливо, коли ти говориш про індивідуальність процесу. Це дуже важливо. А розкажи ще про процес впровадження: от ви анонсували, що будуть “Focus Fridays” кожну другу п’ятницю. Як далі впроваджували? Як змінювалися процеси? Які активності компанія проводила, щоб усе пройшло гладко?
А.О.: Так, ми анонсували новину на загальному мітингу, були визначені строки експериментального періоду, дата початку та як все буде відбуватись. Що важливо – нововведення стосувалось усієї компанії, адже ми представлені в США, в Великобританії, в Україні та в низці інших країн. І це право стосувалось усіх.
З організаційних моментів був створений календар, в нього занесені всі п’ятниці, і власне всі члени команди можуть побачити заплановані на цей день активності своїх колег. При плануванні своєї роботи можна перевірити чи немає перетинів з твоїм візаві – можливо, він відпочиває. Якщо необхідно поспілкуватись – будь ласка, але лише за спільною згодою всіх учасників.
На деяких Focus Fridays, ми проводили воркшопи з психологами. Наприклад, обговорювали теми стресу, невизначеності, тривоги в воєнних умовах. Команді дуже зайшло, тому будемо продовжувати їх і надалі.
Також у одну з п’ятниць ми організовували онлайн самміт. Зазвичай, у нас в компанії є традиція – щорічний самміт. В 2019 році, він останній раз проходив оффлайн, з 2020 в онлайн форматі через Covid-19, в 2022 в США самміт змогли провести оффлайн (для решти команди, яка не змогла приєднатись, були зроблені записи презентацій). І ми провели свою версію самміту в таку п’ятницю – зібралися в Zoom, разом дивилися записи, обговорювали їх та спілкувалися на онлайн-афтепаті 🙂
До речі, частина американців, які вживу виступали на саміті, також приєднались до нас, щоб розказати деякі деталі вживу і зустрітися з командою, нам було дуже приємно зустрітися з колегами, яких ми давно не бачили
- Клас! А розкажи про результати. До яких результатів, з точки зору менеджменту на HR-департаменту, вже прийшли?
А.О.: Додатковий вихідний дуже спрощує життя багатьом нашим співробітникам. Тут краще поділюсь відгуками:
Як бачите, відгуків багато, вони різні, проте ні одного негативного.
- А як тобі особисто, не як HR, а як employee? Окрім того, що ти присвячуєш ці дні навчанню, які результати для себе особисто ти відмітила?
А.О.: На собі 100% позитивно, так як цундоку (термін з японської, що позначає всі придбані, але ще не прочитані книги, тут – в контексті навчальних курсів) мені просто не давав спокою:)
Я дивилась на всі ці курси, думала про те, що все це мені потрібно та цікаво, але в добі замало часу. Тому це дуже допомагає.
Плюс, це дає можливість більше часу приділяти сім’ї – це приємно.
- Провокативний контент. Що поганого в чотириденному тижні? 🙂
А.О.: Не можу сказати що це погано, проте на початку ми зіштовхнулись з певною кількістю викликів.
Спочатку було не зовсім зрозуміло як трекати час якщо в цей день ти працюєш. Чи є це овертаймом? Це точно не погано, просто питання, яке потребувало уваги. Але ми все вирішили, розробили правила, донесли їх до команди, тепер всі знають що і як робити.
Як і при будь-якому нововведенні, був деякий хаос. Це може бути з будь-яким процесом, тому як тільки розібрались – стало легше.
- Нажаль, будь-який процес зараз накладається на питання пов’язане з війною. Як ви справлялись з ситуацією? Як підтримували команду, перебудовували роботу? І як вам допомогли ці п’ятниці?
А.О.: На початку повномасштабної війни більша частина команди покинула Харків. Відповідно, цей час люди провели у дорозі (якраз так співпало, що 25.02 була Focus Friday).
За цей час команда могла встигнути виїхати або доїхати кудись, перепочити в дорозі. Тому ці дні стали дуже у нагоді.
Були випадки, коли через 2 тижні люди розуміли, що у них немає можливості довго жити в тому місці де вони перебувають, тож наступну Focus Friday багато хто також використав для переїзду.
Ми дуже переживали за кожного члена команди, менеджмент та HR команда постійно моніторили ситуацію, були з усіма на зв’язку на випадок допомоги і у нас все вийшло. На щастя, ми нікого не втратили.
- Які аргументи ти б рекомендувала використовувати HR-менеджерам, які хочуть запропонувати чотириденний тиждень менеджменту в своїй компанії? Адже багато хто боїться втрачати робочі години.
А.О.: У кожній компанії все індивідуально. Є своя культура, заганоприйняті правила. З моєї точки зору, передбачитиабсолютно усе та завчасно знати що спрацює, а що – ні – неможливо. Проте, якщо є можливість виділити час під експеримент, наприклад, менш завантажений період між двома проектами, або сезонне затишшя – можна спробувати це зробити та поспостерігати за результатами.
Якщо результат покаже що воно того варте – думаю, менеджмент буде зацікавлений в тому, щоб компанія працювала добре. Адже бізнес – це в першу чергу люди і ідеї, і якщо люди будуть знаходились у ресурсному стані та приносити хороші ідеї – сподіваюсь, менеджмент буде тільки за.
- Якщо результат виявиться незадовільним, і через пів року доведеться відміняти Focus Fridays та повертатись до стандартного графіку. Чи продумували цей вариант?
А.О.: Продумували. По-перше, люди пам’ятають, що це тимчасовий експеримент. Потрібно відмітити, що співробітники відносяться з вдячністю, але не вимагають впровадити це на постійній основі. Люди питають: «О’кей, що ми можемо зробити з нашої сторони, щоб це краще працювало?».
Такий підхід особисто мені дуже приємний, і поки ми на тому етапі коли немає приводу не продовжувати такий формат.Всі намагаються працювати з віддачею, щоб експеримент був визнаний успішним.
- Звучить дуже надихаюче. А що б ти порекомендувала компаніям, які зараз на етапі планування такого формату роботи? Можливо в тебе вже є перелік застережень, та пунктів на які варто звернути увагу в першу чергу?
А.О.: Якщо все продумано та добре сплановано, боятися не варто. Якщо це зріле та усвідомлене рішення, а не наслідування модних течій, все обовязково вийде.
- А як правильно спланувати? Які кроки варто не забути? Лайфхаки та обов’язкові дії в процесі впровадження?
А.О.: Секретних лайфхаків тут немає. Важливо донести інформацію до команди. Обговорити умови, очікування, якщо це експеримент – наголосити на цьому. Зробити так, щоб інформація була доступною (починаючи з процесу рекрутингу), вірно донести, продумати технічний супровід бюрократичних моментів.
Далі варто спостерігати наскільки такий формат виявився для вас результативним. Може бути так, що команді формат зайшов, а бізнесу – ні. І, якщо бізнес розуміє що експеримент спрацював і результати покращились – лишається тільки порадіти за такий бізнес.
- Я так розумію, що за ці KPI ви взяли глобальні досягнення цілей компанії?
А.О.: У нас є річні цілі, вони розбиті поквартально. І, станом на кінець півріччя, ми дуже жваво ідемо до цих цілей.
- Дуже цікавий досвід та відгуки.
А.О.: Так. Також додам, на етапі рекрутингу, коли ми почали вопроваджувати експеримент, був період дуже сильного ажіотажу на ринку ІТ (вакансій набагато більше, ніж кандидатів), і коли компанії пропонують +/- те саме, офер з чотириденним робочим тижнем (враховуючи що в Україні це явище нове та не досить поширене), дуже виграє. Люди цікавляться, просять розказати детальніше. Підрахунок показує, що це +27 вихідних на рік. Навіть якщо базово в компанії 15 днів відпустки на рік, з такими п’ятницями це вже 42 дні, а якщо 20 днів – отримуємо 47 днів відпустки. Чудове доповнення, як на мене 🙂
- Це дуже класне доповнення EVP компанії!
А.О.: не можу не погодитися 🙂